- Inisiator
Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan.
2. Bentuk Inovasi
Inovasi Tata Kelola Pemerintahan Daerah
3. Rancang Bangun dan Pokok Perubahan
Dalam setiap aktifitas perkantoran akan selalu berkaitan erat dengan aktifitas surat menyurat. Surat menyurat merupakan kebutuhan wajib bagi suatu instansi atau perkantoran. Hal ini juga berlaku dalam aktifitas pemerintahan di Kabupaten Lampung Selatan. Tata kelola atau birokrasi pemerintahan yang baik akan sangat tergantung dengan sistem administrasi perkantoran yang dibangun. Aktifitas pengurusan surat menyurat merupakan bagian dari sistem administrasi perkantoran.
Pengurusan surat menyurat tidak hanya terbatas pada penerimaan dan pengiriman surat keluar, tetapi juga termasuk kegiatan mengarahkan maupun mendistribusikan surat ke unit-unit pengolah dalam suatu Instansi. Tujuan dari pengurusan surat adalah agar surat sampai pada pihak tertentu dengan cepat dan tepat. Secara garis besar kegiatan dalam pengurusan surat meliputi: a) menerima surat masuk; b) mensortir surat masuk; c) menetapkan dan menentukan arah surat; d) mengklasifikasi dan mengindeks surat; e) mencatat surat; f) mendistribusi surat; dan g) mengirimkan surat keluar.
Pengurusan surat menyurat secara konvensional, yaitu yang selama ini diterapkan di Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan, kerapkali menimbulkan masalah dalam hal efektifitas dan efisiensi pelaksanaan pekerjaan. Salah satu masalah yang seringkali terjadi adalah tidak tertelusurnya surat masuk yang telah didisposisi ke bidang tertentu. Hal ini menyebabkan arsip surat tersebut dapat tercecer dan tidak diketahui lagi keberadaannya pada beberapa waktu setelah pelaksanaan suatu kegiatan.
Selain itu, beberapa permasalahan yang sering muncul dalam pengurusan surat menyurat antara lain: (1) Keterlambatan penyampaian surat yang mengakibatkan kelambatan dalam melaksanakan tindakan sesuai informasi yang dikandung di dalamnya; (2) Lokasi surat tidak diketahui atau hilang; (3) Kesalahan dalam pengarahan surat, dalam artian pendistribusian surat ke unit pengolah masing-masing.; dan (4) Kebocoran informasi.
Munculnya permasalahan tersebut pada umumnya disebabkan oleh berbagai hal yang saling berkaitan antara lain: (a) Pengorganisasian surat dimana banyak terjadi di berbagai organisasi kegiatan pengurusan surat belum diorganisasikan secara benar.; (b) Prosedur dan tata kerja tidak diatur secara efisien.; dan (c) Secara kualitatif Sumber Daya Manusia di bidang kearsipan belum memadai untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan surat. Pada umumnya tenaga yang tersedia tidak memiliki bekal di bidang kearsipan.
Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi membuka peluang adanya intervensi dalam hal administrasi tata kelola/pengurusan surat menyurat di Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan. Hal ini juga selaras dengan arahan pemerintah pusat terkait dengan penerapan konsep e-government. E-government adalah penggunaan teknologi informasi dan telekomunikasi untuk administrasi pemerintahan yang efisien dan efektif, serta memberikan pelayanan yang transparan dan memuaskan kepada masyarakat. Semua organisasi pemerintahan akan terpengaruh oleh perkembangan e-government ini.
Sehubungan dengan banyaknya kendala yang ditimbulkan akibat tata kelola surat menyurat yang masih konvensional dan tuntutan adanya penerapan e-government di pemerintah daerah Kabupaten Lampung Selatan, maka Badan Penelitian dan Pengembangan (Balitbang) Kabupaten Lampung Selatan mencoba melakukan inisiasi terhadap pengembangan penyelenggaraan administrasi surat menyurat sehingga kedepannya diharapkan tata kelola surat di Balitbang dapat menjadi lebih efektif, efisien, optimal, aman dan terintegrasi.
Pengembangan penyelenggaraan administrasi surat menyurat yang diwujudkan dalam suatu sistem aplikasi yang diberi nama SISUCI, yang merupakan singkatan dari Sistem Informasi AdministraSi SUrat Cepat TerintegrasI. SISUCI merupakan sebuah sistem terpadu dalam rangka melakukan penghimpunan secara elektronik seluruh administasi surat, baik surat masuk ataupun surat keluar, yang terintegrasi terhadap seluruh tata kelola adminsitrasi (nomor surat, tanggal, tujuan surat, dan masih banyak lainnya).
Ide awal pengembangan aplikasi SISUCI dilakukan pada akhir tahun 2019 yang lalu. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan layanan yang telah disediakan oleh Google, yaitu Google Sites. Google Sites merupakan pembuat halaman web gratis dan publishing platform. Versi “classic” dari Google Sites sangat mirip dengan Google Docs, dengan tambahan fitur drag dan drop yang akan memudahkan Anda untuk mengatur tampilan situs ke depannya. Sampai saat ini, aplikasi SISUCI juga terus masih dikembangkan agar semakin kompatibel dengan kebutuhan dalam mendukung aktifitas manajemen surat menyurat di Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan.
4. Tujuan Inovasi
Tujuan dilakukannya pengembangan SISUCI di lingkungan Balitbang Kabupaten Lampung Selatan, yaitu:
- meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam hal surat menyurat;
- mengimplementasikan konsep e-goverment dalam peningkatan pelayanan administrasi perkantoran.
- meningkatkan kinerja birokrasi dalam hal tata kelola administrasi perkantoran.
5. Manfaat Inovasi
Manfaat yang diperoleh dari pengembangan SISUCI, yaitu:
- penyelesaian surat akan terselesaikan dengan cepat dan akurat;
- menghemat tempat, waktu dan biaya;
- mudah dalam pengoperasian karena dapat diakses kapan saja dan dimana saja.
6. Hasil Inovasi
Hasil dari adanya pengembangan aplikasi SISUCI yaitu memudahkan pegawai dalam mengelola pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang menjadi digital sehingga tata kelola administrasi perkantoran dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Berikut Pedoman Teknis Inovasi dapat diunduh pada file berikut ini :