- Inisiator
Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan
2. Bentuk Inovasi
Inovasi Tata Kelola Pemerintahan Daerah
3. Rancang Bangun dan Pokok Perubahan
Pemerintah saat ini memiliki perhatian penuh terhadap bidang kearsipan. Hal ini mengingat pentingnya keberadaan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan. Dengan berkembangnya teknologi informasi, pengelolaan kearsipan diharapkan dapat terintegrasi dengan penerapan teknologi informasi tersebut sehingga akan semakin meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam manajemen kearsipan tersebut. Hal ini mengingat bahwa di era teknologi informasi, masyarakat semakin mendambakan pelayanan pemerintahan yang cepat dan tidak terbatas jarak, ruang, dan waktu.
Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan yang memiliki tugas pokok di bidang kelitbangan dalam pelaksanaan tugasnya sangat erat sekali dengan bidang kearsipan. Kearsipan yang dimaksud diantaranya terkait dengan kearsipan dokumen Kerjasama penelitian maupun kearsipan dokumen hasil – hasil pelaksanaan kajian – kajian untuk mendukung kegiatan pembangunan di Kabupaten Lampung Selatan. Disamping kearsipan dalam bidang kelitbangan, kearsipan terkait dengan penataan aset perkantoran secara umum juga terkadang
menjadi masalah yang cukup merepotkan bagi petugas ataupun pejabat yang membidangi pada saat inventarisasi ataupun pada saat dilakukan pemeriksaan oleh pihak tertentu, seperti inspektorat, BPK, dan lain sebagainya.
Permasalahan yang umum kerapkali terjadi terkait dengan manajemen kearsipan antara lain ketidaksingkronan antara data aset barang dengan kondisi eksisting dari barang tersebut, ataupun hilangnya beberapa arsip terkait hasil kajian dan dokumentasi pelaksanaan kajian yang dilakukan oleh Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan.
Perlu diketahui bahwa dalam tata kelola pemerintahan, arsip merupakan sesuatu hal yang sangat krusial untuk menjamin pelaksanaan program kerja dan kegiatan dilakukan secara professional, transparan dan akuntabel. Dengan adanya dukungan Teknologi Informasi, permasalahan kearsipan diharapkan dapat terselesaikan dengan baik dan manajemen kearsipan yang dilakukan juga dapat semakin efektif dan efisien. Selain itu, dalam suatu konsep e-government juga sangat diperlukan adanya penguatan sistem dan jaringan informasi kearsipan, dan perubahan tata laksana untuk manajemen kearsipan dan birokrasi, serta adanya open government untuk mendukung sistem kearsipan yang terbuka dan partisipatif. Hal inilah yang mendasari adanya inovasi oleh Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan yaitu pengembangan SIKIA (Sistem Informasi Kearsipan terintegrasI dan Aman).
Ide awal pengembangan aplikasi SIKIA dilakukan pada akhir tahun 2019 yang lalu. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan layanan yang telah disediakan oleh Google, yaitu Google Sites. Google Sites merupakan pembuat halaman web gratis dan publishing platform. Versi “classic” dari Google Sites sangat mirip dengan Google Docs, dengan tambahan fitur drag dan drop yang akan memudahkan Anda untuk mengatur tampilan situs ke depannya.
Sampai saat ini aplikasi SIKIA masih dalam dipergunakan dan terus dikembangakan agar dapat digunakan dan diimplementasikan untuk mendukung aktifitas manajemen kearsipan di Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan. Walaupun demikian, proses pengarsipan beberapa dokumen/arsip bidang kelitbangan sudah mulai sejak dikembangkannya aplikasi ini, salah satunya yaitu dengan melakukan penyimpanan arsip kajian dan dokumen penting lainnya ke dalam aplikasi SIKIA ini. Adanya aplikasi SIKIA ini sudah sangat membantu dalam hal penyimpanan arsip – arsip penting terkait pelaksanaan program kegiatan di Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan.
4. Tujuan Inovasi
Tujuan dilakukannya pengembangan SIKIA di lingkungan Balitbang Kabupaten Lampung Selatan, yaitu:
- menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja pada Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan.
- menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip.
- Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan dengan memanfaatkan penerapan IT.
5. Manfaat Inovasi
Manfaat yang diperoleh dari pengembangan SIKIA, yaitu:
- Memudahkan dalam penyimpanan segala dokumen – dokumen yang penting, misalnya dokumen kajian, dokumen MoU, dokumen aset kantor, dll.
- Memudahkan pegawai untuk menemukan kembali dokumen yang disimpan apabila dibutuhkan di kemudian hari.
- Membantu petugas kearsipan dalam menangani dan mengontrol dokumen yang terlalu banyak, dengan cara mengarsipkannya dan melakukan penyusutan, serta pemusnahan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
6. Hasil Inovasi
Hasil dari inovasi pengembangan SIKIA di lingkungan Balitbang Kabupaten Lampung Selatan yaitu tata kelola pengarsipan dokumen terkait pelaksanaan program kegiatan dan pengarsipan data-data aset perkantoran di Balitbang semakin baik sehingga meningkatkan tingkat profesionalisme dan akuntabilitas pelaksanaan program/kegiatan serta mendukung terwujudnya peningkatan kinerja pelayanan kelitbangan oleh Badan Litbang Kabupaten Lampung Selatan.
Berikut Pedoman Teknis Inovasi dapat diunduh pada file berikut ini :