- Inisiator
Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan
2. Bentuk Inovasi
Inovasi Tata Kelola Pemerintahan Daerah
3. Rancang Bangun dan Pokok Perubahan
Kegiatan pengelolaan arsip di kantor menjadi semakin dinamis khususnya di Organisasi Perangkat Daerah Lampung Selatan, banyak sekali praktisi perkantoran mengalami kesulitan dalam pengelolaan arsip karena mereka kurang memiliki pemahaman yang baik tentang pengelolaan arsip baik secara konvensional maupun secara elektronik.
Seiring dengan perkembangan dan pemanfaatan teknologi dalam aktivitas perkantoran, maka kegiatan pengelolaan arsip elektronik semakin banyak dikelola dalam kegiatan perkantoran yang sekarang dikenal dengan kearsipan modern dan sudah menjadi suatu keharusan disetiap instansi memanfaatkan teknologi sebagai penunjang dalam kegiatan perkantoran terutama dalam pelayanan publik khususnya dalam hal kearsipan.
Konsep dasar kearsipan dengan pemanfaatan teknologi, pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional, jika kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan atau kantor, maka Sistem kearsipan modern ini memiliki kabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual yang berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi kedalam bentuk gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, txt, dll).
Transformasi tata kelola arsip kepegawaian secara digital sudah menjadi sebuah keharusan yang menjadi pokok perhatian dalam hal ini di bidang Umum dan kepegawain di Pemerintah Kabupaten Lampung Selatan. Agar dapat memberikan keuntungan dan kemudahan dalam layanan arsip kepegawaian. Dokumen arsip kepegawaian yang selama ini banyak menggunakan berkas fisik dalam bentuk kertas perlu ditransformasi menjadi dokumen digital. Sehingga layanan pengelolaan arsip juga dapat dilakukan secara digital. Untuk itu Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan berupaya melakukan inovasi dalam hal ini pemanfaatn aplikasi SI-EMA guna mendukung metode digitalisasi dokumen atau arsip adalah salah satu cara proses mengubah arsip konvensional ke dalam berbagai bentuk dan media menjadi arsip elektronik atau digital. Program digitalisasi arsip dilaksanakan sebagai upaya mempertahankan aksesibilitas sehingga dapat memberikan kemudahan akses. Adapun dalam hal ini pemanfaatan metode scaning Dokumen Pegawai melalui Program Si-EMA diharapkan mampu menjadi solusi terbaik dalam hal arsip kepegawaain.
Kelebihan dari program SI-EMA ini antara lain:
- Mudah dioperasikan. Setiap pegawai mudah dalam mengakses dan mengambil dokomen pegawai yang telah tersimpan dalam Google Drive.
- Keamanan Data. Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan karena masing masing pegawai yang hanya bisa mengakses dan mendownload dokumen yang ada pada Google Drive.
- Praktis. Pegawai dapat kapan saja mengakses dokumen pegawai yang sudah ada terupload pada Google Drive
4. Tujuan Inovasi
Tujuan dilakukannya pengembangan SIEMA di lingkungan Balitbang Kabupaten Lampung Selatan adalah mewujudkan suatu sistem informasi manajemen yang berintegrasi dalam jaringan komputer yang mampu menghasilkan informasi bermutu guna menunjang pengambilan keputusan manajemen kepegawaian di Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Lampung Selatan.
5. Manfaat Inovasi
Manfaat yang diperoleh dari pengembangan SIEMA di lingkungan Balitbang Kabupaten Lampung Selatan, yaitu:
- Mendapatkan informasi kepegawaian yang cepat dan akurat.
- Mempermudah pembuatan laporan kepegawaian.
- Mengetahui pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala.
- Memudahkan pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian seperti angka kredit pegawai.
- Dapat merencanakan distribusi pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya.
- Dapat merencanakan kebutuhan pegawai
6. Hasil Inovasi
Hasil dari inovasi pengembangan SIEMA di lingkungan Balitbang Kabupaten Lampung Selatan yaitu meningkatnya kualitas tata kelola manajemen kepegawaian yang pada akhirnya mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik, profesional, transparan dan akuntabel.
Berikut Pedoman Teknis Inovasi dapat diunduh pada file berikut ini :